INFORMASI LAYANAN ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT RESMI

Bagi mahasiswa yang membutuhkan surat resmi seperti surat keterangan status Kemahasiswaan dan Surat Keterangan Tidak Sedang Menerima Beasiswa dari Universitas Pertamina dan pihak-pihak yang bekerjasama dengan Universitas Pertamina, dapat mengikuti prosedur sebagai berikut:

SURAT KETERANGAN MAHASISWA AKTIF

  1. Mengisi form online pada link berikut: http://bit.ly/skmup
  2. Menunggu proses pembuatan maksimal 3 hari kerja
  3. Hasilnya berupa File .PDF akan dikirimkan via email (pastikan email yang dituliskan aktif dan tidak salah)

SURAT KETERANGAN TIDAK SEDANG MENERIMA BEASISWA

  1. Mengisi form online pada link berikut: http://SKTSMBeasiswa
  2. Menunggu proses pembuatan maksimal 3 hari kerja
  3. Hasilnya berupa File .PDF akan dikirimkan via email (pastikan email yang dituliskan aktif dan tidak salah)

PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA (KTM)

Bagi mahasiswa yang kehilangan KTM atau memiliki KTM yang rusak dapat melakukan pembuatan KTM baru dengan prosedur sebagai berikut:

  1. Jika KTM hilang, mahasiswa diharap melapor ke kantor kepolisian terdekat dan menyerahkan surat pelaporan dari polisi kepada pihak Direktorat Kemahasiswaan
  2. Jika KTM rusak, mahasiswa diminta menunjukkan dan menyerahkan KTMnya kepada pihak Direktorat Kemahasiswaan
  3. Mahasiswa membayar denda sebesar Rp. 100.000,-
  4. Melakukan sesi pemotretan foto KTM baru di Ruang Direktorat Kemahasiswaan
  5. Mahasiswa dapat mengambil KTM Baru dengan menunjukkan bukti kwitansi pembayaran setelah KTM jadi, maksimal 3 hari kerja.

Pada saat pandemi Covid-19, jika mahasiswa membutuhkan KTM, mahasiswa dapat mengunduh e-KTM pada SIUP masing-masing dengan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Masuk akun siup mahasiswa
  2. Pilih data mahasiswa
  3. Klik cetak KTM
  4. Pilih foto yg ingin diunggah
  5. Sesuaikan nama dengan ukuran KTM
  6. Klik simpan
  7. Klik cetak pdf
  8. Selesai, e-KTM dalam bentuk .pdf akan anda dapatkan

PENGAJUAN BANTUAN DANA IOM

Bagi mahasiswa yang mengalami duka seperti dirawat di rumah sakit atau mahasiswa yang kehilangan orangtua. Pengajuan santunan/bantuan dana IOM dapat dilakukan oleh mahasiswa melalui Fungsi Kesejahteraan Mahasiswa.

Prosedur pengajuan bantuan dana IOM:

  1. Mahasiswa melengkapi Formulir Permohonan Bantuan Dana IOM [Download Formulir]
  2. Mahasiswanya menyerahkan formulir dan berkas persyaratan ke Ruang Direktorat Kemahasiswaan Gd. Rektorat Lt. 1 atau melalui email ke kemahasiswaan@universitaspertamina.ac.id (saat kondisi pandemic Covid-19).
  3. Fungsi Kesejahteraan Mahasiswa akan mengecek berkas dan memprosesnya kepada pihak IOM.
  4. Apabila telah disetujui maka dana bantuan di transfer ke nomor rekening yang tertera pada formulir.
  5. Mahasiswa mengisi formulir tanda terima yang diberikan oleh staf Fungsi Kesejahteraan Mahasiswa.

 

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBAYARAN SPP DALAM BEBERAPA TAHAP/CICILAN DAN PENUNDAAN PEMBAYARAN SPP

Pembayaran SPP dalam beberapa tahap/cicilan dan penundaan pembayaran SPP akan dibuka pada tiap semester dengan jadwal yang akan diinformasikan lebih lanjut. Bagi mahasiswa yang ingin mengajukan pembayaran SPP ke dalam beberapa tahap/cicilan atau melakukan penundaan pembayaran SPP diharapkan untuk melakukan update/mencari informasi terkait hal tersebut. Informasi akan disampaikan melalui Ketua Himpunan/Email Pribadi Mahasiswa/Program Studi/Media Sosial.

Pengajuan Penundaan SPP (hanya menunda pembayaran SPP penuh tanpa pengajuan cicilan)

Dokumen yang harus disiapkan yaitu:

  1. Formulir Pengajuan Penundaan Pembayaran [Download Formulir]

Ketentuan Pengajuan Penundaan SPP:

  1. Pengajuan hanya berlaku untuk 1 semester
  2. Mengirimkan formulir yang sudah dilengkapi dalam bentuk file .pdf melalui email ost@universitaspertamina.ac.id dan di cc kan ke dosen wali masing-masing.
  3. Direktorat Kemahasiswaan akan memberikan konfirmasi dan memproses pengajuan dan menyesuaikan batas akhir pembayaran.

Pengajuan Pembayaran SPP dalam beberapa tahap/cicilan

Dokumen yang harus disiapkan yaitu:

  1. Formulir pengajuan penundaan pembayaran SPP dan/atau formulir pengajuan pembayaran SPP dalam beberapa tahap/cicilan [Download Formulir]
  2. Fotokopi slip gaji/surat keterangan penghasilan orangtua/wali yang membiayai Pendidikan mahasiswa
  3. Fotokopi Kartu Keluarga (KK) orangtua/wali
  4. Foto bukti pembayaran rekening listrik 1 bulan terakhir

Ketentuan Pembayaran SPP dalam beberapa tahap/cicilan:

  1. Pengajuan berlaku hanya untuk 1 semester
  2. Mahasiswa dapat mengajukan pembayaran dalam 2/3/4 tahapan
  3. Pembayaran tahap 1 sekurang-kurangnya adalah sebesar Rp 1.000.000
  4. Pembayaran tahap pertama dilakukan sesuai dengan jadwal pembayaran normal atau selambat-lambatnya 7 hari setelah perkuliahan dimulai bagi mahasiswa yang juga mengajukan penundaan pembayaran SPP.
  5. Nominal pembayaran tahap berikutnya harus sama besar
  6. Mahasiswa yang gagal melaksanakan pembayaran cicilan tepat waktu akan menerima sanksi dari Universitas Pertamina
  7. Mahasiswa yang masih memiliki tagihan SPP disemester sebelumnya tidak diizinkan untuk mengajukan pembayaran SPP dalam beberapa tahap/cicilan.
  8. Formulir dan kelengkapan berkas lainnya dapat dikirimkan dalam bentuk 1 file .pdf melalui email ost@universitaspertamina.ac.id dan di cc kan ke masing-masing dosen wali.
  9. Direktorat Kemahasiswaan akan memberikan konfimasi melalui email jika pengajuan telah diterima dan disetujui
  10. Direktorat Kemahasiswaan dan Direktorat Keuangan akan memproses pengajuan dan menyesuaikan nominal serta batas akhir pembayaran SPP
  11. Mahasiswa melaksanakan pembayaran SPP sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan dalam formulir.

PROSEDUR PERMOHONAN CUTI AKADEMIK DAN PENGUNDURAN DIRI

  1. Permohonan Cuti Akademik
    a. Konsultasi kepada Dosen Wali mahasiswa
    b. Lengkapi formulir permohonan cuti akademik [Download Formulir]
    c. Menyertakan bukti alasan pengajuan cuti akademik
    d. Formulir dapat diajukan ke Ketua Program Studi melalui Admin Program Studi
    masing-masing.
  2. Permohonan Pengunduran Diri
    a. Lengkapi formulir pengunduran diri [Download Formulir]
    b. Formulir dapat diajukan ke Ketua Program Studi melalui Admin Program Studi
    masing-masing.
    c. Formulir akan diproses oleh Program Studi ke Fakultas dan selanjutnya diserahkan ke
    WR1 untuk dibuatkan SK.

PROSEDUR PENGEMBALIAN BIAYA SPP

Bagi mahasiswa yang melakukan pengunduran diri namun telah membayar biaya SPP maka dapat melakukan pengajuan pengembalian biaya SPP, dengan prosedur sebegai berikut:

  1. Lengkapi formulir pengajuan pengembagian uang SPP [Download Formulir]
  2. Menyerahkan KTM Asli dan Fotokopi
  3. Menyertakan surat permohonan pengunduran diri
  4. Melampirkan bukti transfer pembayaran SPP yang telah dibayarkan
  5. Fotokopi cover dalam buku tabungan
  6. Fotokopi Kartu Keluarga (KK)
  7. Seluruh berkas dapat diajukan ke Direktorat Akademik di Gd. Rektorat Lt. 4 atau melalui email akademik@universitaspertamina.ac.id (saat kondisi pandemi Covid-19)
  8. Pengembalian biaya SPP akan di proses apabila SK Pengunduran Diri sudah diterbitkan oleh Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Contact Appointment